Publication du décret n°2019-1118 du 31 octobre 2019 relatif à la dématérialisation des registres, des procès-verbaux et des décisions des sociétés et des registres comptables de certains commerçants
Publié au Journal officiel du 3 novembre 2019 (JO RF, 3 novembre 2019, texte 9), le décret n° 2019-1118 permettra à l’avenir la tenue dématérialisée des registres des sociétés ainsi que des registres comptables de certains commerçants. L’ANSA avait d’ailleurs été consultée lors de l’élaboration du décret.
Ce décret entre en vigueur le lendemain de sa publication, soit le 4 novembre 2019.
Dispositions intéressant les sociétés commerciales (art. 1 à 13)
- Dématérialisation des registres de présence du conseil d’administration et du conseil de surveillance
Les articles 4 et 7 du décret n° 2019-1118 introduisent la possibilité de tenir de façon dématérialisée le registre de présence du conseil d’administration (art. R 225-20) et du conseil de surveillance (R 225-47).
- Dématérialisation des registres d’assemblées générales
On se souvient qu’en 2018, l’article 10 du décret n° 2018-146 avait modifié l’article R 225-106 du code de commerce afin de permettre que les procès-verbaux d’assemblée générale exclusivement dématérialisée puissent être signés par signature électronique au moyen d’un procédé fiable d’identification de chacun de ses membres (art. R 225-106 al. 1er, in fine modif. par D. n° 2018-146, art. 10). Mais la certification et la tenue dématérialisées des registres des procès-verbaux d’assemblée générale restaient toutefois impossibles en pratique puisque les articles R 225-22 (SA à conseil d’administration) et R 225-49 (SA à conseil de surveillance d’administration et directoire), auxquels renvoyait l’article R 225-106, n’avaient pas été modifiés par le décret n° 2018-146.
En modifiant les articles R 225-22 et R 225-49, les articles 5 et 8 du décret permettent désormais une tenue dématérialisée du registre spécial contenant les procès-verbaux du conseil d’administration ou du conseil de surveillance.
Bien plus encore, la modification des articles R 225-22 et R 225-49 résout la difficulté pratique née en 2018 puisque la certification et la tenue des procès-verbaux d’assemblée générale pourront désormais être faites sous forme dématérialisée (l’article R 225-106 précisant que « les procès-verbaux (des assemblées générales) sont établis sur un registre spécial tenu au siège social, dans les conditions prévues aux articles R 225-22 et R 225-49 »).
Outre les SA, la tenue dématérialisée des registres des délibérations des associés et l’établissement des procès-verbaux sera également possible dans les SNC (art. R 221-3 ; art. 1) et les SARL sur renvoi ainsi que pour les décisions d’associé unique et conventions d’EURL (art. R 223-26 ; art. 3).
Pour les SAS (art. R 227-1-1 ; art.11), la tenue dématérialisée du registre des décisisions de l’associé unique (seul registre prévu par l’art. L 227-9) restera subordonnée à l’existence d’une clause statutaire la prévoyant expressément. Le régime des décisions collectives relevant de la liberté statutaire, un dispositif analogue pourra être prévu dans les sociétés pluripersonnelles.
- Nécessité d’une signature électronique avancée
Si la société opte pour la dématérialisation, le décret indique que les registres de présence et les procès-verbaux devront être signés au moyen d’une signature électronique avancée et datés de façon électronique par un moyen d’horodatage offrant toute garantie de preuve (art. 1 à 11). Le texte ne mentionne pas l’horodatage pour la certification des copies ou extraits de PV (art. R 221-4, R 225-24, R 225-51), mais requiert le niveau « avancé » de signature élctronique.
Plus précisément, le décret n° 2019-1118 vise ici la signature électronique dite « avancée » répondant aux exigences de l’article 26 du règlement (UE) n° 910/2014, c’est-à-dire la signature électronique qui :
- est liée au signataire de manière univoque,
- permet d’identifier le signataire,
- a été créée à l’aide de données de création de signature électronique que le signataire peut, avec un niveau de confiance élevé, utiliser sous son contrôle exclusif,
- est liée aux données associées à cette signature de telle sorte que toute modification ultérieure des données soit détectable.
(Il existe par ailleurs une signature électronique simple et une signature électronique qualifiée).
Dispositions intéressant les sociétés civiles (art. 14)
Le décret n° 2019-1118 envisage également la dématérialisation des registres des sociétés civiles. Pour ce faire, les articles 45 à 47 du décret n° 78-9 du 3 juillet 1978 sont également modifiés.
Les sociétés civiles pourront désormais tenir leur registre spécial et les procès-verbaux sous forme électronique (D. n° 78-9 ; art. 45). Une signature électronique « avancée » (au sens de l’article 26 du règlement européen de 2014) est encore une fois nécessaire.
